Khi đơn được xác nhận, kho cần biết sản phẩm nào phải giữ để chuẩn bị xuất. Khi hàng được bàn giao, tồn khả dụng phải phản ánh đúng. Nếu đơn hủy hoặc hoàn, hàng quay lại cần được kiểm tra trước khi nhập lại tồn bán được.
Vấn đề thường gặp là hệ thống bán hàng báo một số, file kho báo số khác và vận chuyển lại có danh sách hoàn riêng. Sự lệch này khiến doanh nghiệp khó biết hàng thực sự đang ở kho, đang trên đường hay đang quay về.
Mỗi SKU nên có mã thống nhất giữa bán hàng và kho. Phiếu xuất cần liên kết với đơn/vận đơn. Với đơn giao một phần, hệ thống phải biết sản phẩm nào đã giao và sản phẩm nào quay lại, không chỉ cập nhật trạng thái ở cấp vận đơn.
Đối với hàng hoàn, cần có bước kiểm tra tình trạng trước khi quyết định nhập lại tồn bán được, chuyển tồn lỗi hoặc xử lý khác. Thời điểm nhập lại cũng cần ghi nhận để báo cáo vòng quay chính xác.
Khi dữ liệu kho và vận chuyển kết nối, doanh nghiệp có thể nhìn được hàng đang ở đâu theo vòng đời thay vì chỉ xem số tồn tại một thời điểm.