Một vận đơn thường bắt đầu từ dữ liệu: người gửi tạo đơn với thông tin người nhận, hàng hóa, dịch vụ và COD nếu có. Sau đó kiện hàng được đóng gói, dán mã và bàn giao theo phương thức lấy tận nơi hoặc gửi tại điểm nhận tùy dịch vụ.
Sau khi nhận, kiện hàng có thể đi qua điểm khai thác hoặc trung tâm trung chuyển. Tại đây mã được quét, hàng được phân tuyến và chuyển đến khu vực giao. Một hành trình liên tỉnh có thể có nhiều mốc trung chuyển hơn đơn nội vùng.
Khi đến kho giao, kiện được phân cho tuyến giao cuối. Nhân viên giao liên hệ hoặc tiếp cận người nhận theo quy trình. Kết quả có thể là giao thành công, hẹn lại, giao thất bại hoặc một trạng thái ngoại lệ khác.
Nếu không giao được sau quy trình áp dụng, đơn có thể chuyển sang hoàn. Vì vậy “đang vận chuyển” không đồng nghĩa đơn đang ở trên xe liên tục; đó có thể là nhóm trạng thái bao gồm nhiều bước khai thác.
Shop nên quan tâm tới thời gian giữa các lần cập nhật và trạng thái ngoại lệ hơn là chỉ đếm số lần quét. Khi một chặng vượt ngưỡng thông thường, hệ thống cảnh báo sẽ giúp đội CSKH kiểm tra sớm.