Đối soát COD là quá trình so sánh dữ liệu thu hộ và các khoản phí giữa hệ thống bán hàng, dữ liệu vận chuyển và bảng thanh toán. Mục tiêu là xác định số tiền shop thực nhận có khớp với từng vận đơn đã đủ điều kiện thanh toán hay không.
Checklist cơ bản gồm: mã vận đơn, ngày giao thành công, COD yêu cầu, COD thực thu, phí vận chuyển, phí COD nếu có, bảo hiểm, phụ phí, điều chỉnh tăng giảm, khoản bồi hoàn hoặc khấu trừ và số tiền chuyển thực tế.
Không nên đối soát chỉ bằng tổng tiền. Hai bảng có thể bằng tổng nhưng vẫn sai ở từng vận đơn. Cách an toàn là đối chiếu theo mã vận đơn, đánh dấu chênh lệch và phân nhóm nguyên nhân để xử lý.
Các trạng thái cuối như giao thành công, hoàn tất hoàn, hủy hoặc bồi hoàn cần được chuẩn hóa. Với giao một phần, COD thực thu phải phản ánh phần hàng người nhận thực tế nhận. Những điều chỉnh sau kỳ đối soát nên có lịch sử để truy vết.
Khi khối lượng đơn tăng, file thủ công dễ phát sinh lỗi phiên bản. Một hệ thống tập trung có thể hỗ trợ nhập dữ liệu, phát hiện trùng, so sánh chênh lệch và lưu lịch sử xử lý, giúp kế toán tập trung vào ngoại lệ thay vì dò từng dòng.