Các nhà vận chuyển có thể sử dụng tên và mã trạng thái khác nhau cho cùng một giai đoạn. Nếu hiển thị nguyên trạng tất cả mã kỹ thuật, đội vận hành rất khó lọc và báo cáo nhất quán.
Giải pháp là xây một lớp ánh xạ. Ví dụ các trạng thái gốc được quy về nhóm nghiệp vụ như mới tạo, đã lấy, đang trung chuyển, nhập kho giao, đang giao, chờ giao lại, giao thất bại, đã giao, chờ hoàn, đang hoàn, đã hoàn, hủy và các trạng thái đặc thù như giao một phần.
Không nên làm mất trạng thái gốc. Hệ thống cần lưu cả mã/diễn giải từ đối tác và trạng thái chuẩn nội bộ. Khi cần điều tra, nhân viên vẫn xem được dữ liệu nguồn; khi báo cáo, doanh nghiệp sử dụng bộ trạng thái chung.
Trạng thái cuối cần được định nghĩa rõ vì nó ảnh hưởng SLA, cảnh báo và đối soát. Một đơn đã giao xong có thể kết thúc luồng chăm sóc giao nhận nhưng nếu phát sinh khiếu nại thì mở một luồng nghiệp vụ mới, thay vì kéo dài SLA cũ.
Chuẩn hóa trạng thái là bước quan trọng trước khi xây dashboard, tự động hóa cảnh báo hoặc so sánh hiệu suất giữa nhiều kênh vận chuyển.